I molteplici aspetti, concernenti la stesura e l’utilità dei capitolati tecnici di fornitura per i materiali di confezionamento, sono stati argomento di un’interessante giornata di studio organizzata dall’Istituto Italiano Imballaggio.
M.Z.N.
Oltre sessanta gli iscritti, equamente ripartiti tra utilizzatori e fornitori, in rappresentanza delle più prestigiose aziende nei settori alimentare, beverage, cosmetico, farmaceutico e dei loro supplier hanno partecipato all’incontro, organizzato a Milano dall’Istituto Italiano Imballaggio il 20 settembre scorso.
Durante i lavori, predisposti in tre sessioni, sono stati esaminati e dibattuti gli argomenti più significativi, che possono essere riassunti in alcuni semplici quesiti:
• perché preparare un capitolato;
• come elaborare il documento ed esprimere i contenuti tecnici più impegnativi;
• che valore giuridico assume il capitolato e quali le implicazioni relative.
Il giusto inizio
Fase fondamentale dell’iter progettuale di qualsiasi prodotto, che deve essere confezionato, è la precisa stesura di un capitolato di fornitura del suo imballaggio. Tale documento, che deve contenere esclusivamente le prescrizioni tecniche relative a quanto s’intende acquistare, è uno strumento di lavoro che sarà utilizzato e modificato di frequente, per essere di volta in volta adeguato alle innovazioni tecnologiche, agli eventuali aggiornamenti della normativa vigente, alla crescita culturale dell’azienda e delle sue risorse, diventando così fonte di conoscenza e parte essenziale del patrimonio intellettuale dell’impresa.
Ma c’è di più!
I capitolati integrano i contratti d’acquisto, diventandone clausole e devono quindi essere discussi e condivisi dai sottoscrittori (utilizzatore e fornitore) che regoleranno con esso il loro rapporto. Devono quindi essere definiti in modo chiaro e inequivocabile:
- le caratteristiche del materiale da commissionare o fornire;
- il livello di qualità atteso;
- le modalità operative per la risoluzione d’eventuali controversie.
Solo così si garantisce la trasparenza nei rapporti tecnico commerciali e l’efficienza aziendale, con innegabili riflessi positivi nella soddisfazione del cliente finale.
Strumenti di lavoro efficaci
Le Linee Guida alla preparazione dei capitolati, espressamente elaborate a supporto della giornata di studio e ancora disponibili presso l’Istituto, forniscono le indicazioni per una prima stesura o un’eventuale revisione di tali documenti. Nella pubblicazione sono minuziosamente presi in esame e approfonditi: principi generali, requisiti tecnici e qualitativi, nonché regole atte a disciplinare le forniture d’imballaggi.
Molto interessante, e indubbiamente inedita, la possibilità di applicare anche al settore packaging le tecniche SPC (controllo statistico di processo). Si tratta di uno strumento ideato per prevenire l’insorgere di non conformità, e finora applicato in Italia nel solo settore meccanico.
Si analizzano, con approccio statistico, le variabilità delle caratteristiche di un determinato prodotto, individuando le modalità con cui esse si manifestano, e ricavandone azioni correttive da applicare per prevenire la produzione di pezzi non conformi.
Degna di particolare attenzione la sezione riservata alle raccomandazioni grafiche, che descrivono, in maniera dettagliatissima, le diverse fasi di elaborazione della stampa e le prestazioni qualitative che un cliente può chiedere al proprio fornitore.
La giornata è continuata con l’incisiva presentazione di case history innegabilmente colme di suggerimenti e dati su cui riflettere: in questa fase produttori e utilizzatori hanno illustrato i loro differenti punti di vista, con copiosa presentazione di documenti e descrizione d’innovative realtà sperimentali.
Vivacissimo il dibattito sulle implicazioni legali dei capitolati e sulle ripartizioni delle responsabilità nei confronti del cliente finale.
Sono stati sicuramente colti in pieno i due obiettivi enunciati in apertura dei lavori: aiutare le aziende nella stesura dei capitolati, procurando loro un supporto semplice, d’agevole consultazione, molto concreto in cui ogni settore potesse facilmente ritrovarsi, e soprattutto cercare di trasmettere spirito e metodi per rendere armonici i diversi approcci e favorire così una più rapida intesa tra fornitore e cliente. | | Tender: one document, many facets
The many aspects that are related to the writing and utility of technical tenders for supplying packaging materials were the basis of an interesting day of discussion and study organized by the Istituto Italiano Imballaggio.
Over sixty subscribers, with an equal number of users and suppliers, representing the most prestigious companies in the food, beverages, cosmetics and pharmaceutical industries, together with their suppliers, participated at the meeting organised in Milan by the Italian Institute for Packaging last September 20th.
During the days work, which was divided into three sections, the most significant arguments were examined and debated. These can be divided into a few simple queries:
• why prepare a tender;
• how to draw up a document and express the more important technical content;
• what legal value does the tender hold and what are the relative implications.
The right beginning
The drawing up of a precise tender for the supply of packaging is a fundamental phase in the project procedure of any product that needs to be packaged.
This document, which should only include technical details concerning the product which is to be bought, is a tool with which to work that will be used and modified frequently, that will be adjusted each time that technological innovation requires it, or that there are changes in the law, or that the company and its resources grows culturally, thereby becoming a source of information and part of the intellectual heritage of the company.
But there is more to it than this!
Tenders become an integral part of purchasing contracts, becoming clauses thereof and so must be discussed and agreed upon by the parties concerned (users and suppliers) who will be able to draw on it to regulate their dealings with each other. The following should therefore be defined clearly and unequivocally:
- the characteristics of the material to be commissioned or supplied;
- the quality level expected;
- operative means by which to resolve any eventual controversy.
It is only in this way that the transparency of the technical commercial relationship and company efficiency can be guaranteed, which are then undeniably and positively reflected in the satisfaction of the final customer.
Instruments for working effectively
The Guidelines to preparing tenders, drawn up especially as back up material for the study day and still available at the Institute, supply indications for a first draft or an eventual revision of a document of this type. In the publication general principles, technical and quality requirements, as well as rules capable of disciplining the supply of packaging have been meticulously examined and investigated.
One very interesting, and certainly unpublished, innovation is that SPC (statistical process control) technique can now be applied to the packaging industry.
This is an ideal means with which to prevent non-conformity from arising and which until now has only been applicable in the mechanical sector of industry.
The variability of the characteristics of a given product are analysed, using a statistical approach, thereby pin pointing the ways in which these appear, and coming up with the necessary corrective action to apply to prevent the production of non-conformist pieces.
The section reserved for recommendations regarding graphics, which describes in great detail, the different stages of the printing process and the quality performance that clients can request from their supplier is worthy of particular attention.
The day continued with incisive presentations of case histories undeniably full of suggestions and data on which to reflect. During this phase producers and users came out with their different points of view, with copious presentations of documents and descriptions of real, innovative trial cases.
There was a lively debate on the legal implications of tenders and the division of responsible to the final customer.
The two objectives announced at the beginning of the days work were undoubtedly met: to help companies in drawing up tenders, providing them with basic support, and accessible, very concrete consultation, to which all sectors of industry can turn easily, and above all to try to transmit spirit and method into harmonising the different approaches and to thereby create better understanding between supplier and customer. |
