Il personale qualificato è la maggior risorsa di un’azienda, e la formazione non è altro che un mezzo per colmare il divario tra il modo in cui si sta svolgendo un’attività, e il modo in cui si dovrebbe operare per incrementare i propri risultati.
Il tecnologo dell’imballaggio, che in passato doveva la propria preparazione alla sola esperienza di lavoro sul campo, può oggi contare su validissimi percorsi formativi specialistici. Sempre più aziende del settore si dichiarano disposte ad investire in formazione, molte lo fanno, ma ben poche si preoccupano di quantificare i risultati del training misurandone il ROI (ritorno sull’investimento).
Il passato
Sono ormai trascorsi più di sei anni da quando l’Istituto Italiano Imballaggio presentava gli esiti di una ricerca specifica (“Il tecnologo dell’imballaggio”)da cui emergevano i tratti di una figura professionale eterogenea, con competenze e conoscenze molto diverse, tipiche del settore d’attività d’appartenenza.
Le aziende spesso affidavano le responsabilità del packaging ad una o più funzioni esistenti, basandosi sulle affinità individuabili tra la loro principale mansione, e le esigenze del confezionamento. D’imballaggio si occupavano di volta in volta l’ufficio acquisti, i tecnici, il marketing, la ricerca, la qualità. Era piuttosto raro trovare imprese che riconoscevano al packaging una vera e propria autonomia funzionale, una propria identità. La preparazione di cui i tecnologi disponevano era tutta costruita sul campo, tratta dalla pratica di lavoro quotidiana, dal contatto diretto con esigenze, opportunità, e soprattutto con i problemi da risolvere.
Le società interpellate si dicevano in ogni modo più che soddisfatte della professionalità di queste risorse, ritenute pienamente rispondenti alle necessità aziendali. Alcuni però auspicavano per il futuro la possibilità d’avere tecnologi formati ad hoc, con una più ampia ed omogenea preparazione di base e quindi in grado di progettare e sviluppare il processo industriale del prodotto imballato con una visione complessiva, integrando alle indispensabili nozioni tecniche (conoscenza dei materiali e dei prodotti da imballare), elementi di logistica, ecologia, marketing nonché competenze legali e commerciali.
S’invitava perciò l’Istituto Italiano Imballaggio a farsi promotore della creazione di una scuola superiore d’imballaggio, con le caratteristiche della laurea breve, nonché a rafforzare la propria diretta attività di formazione, incrementando il numero dei corsi d’aggiornamento e specializzazione riservati a chi già era attivo nel settore.
Il presente
I desideri espressi sono diventati realtà. Nell’arco dell’anno 2000, l’Università di Parma ha sfornato i primi diplomati in Tecnologia dell’Imballaggio, e l’Istituto Italiano Imballaggio ha presentato agli addetti ai lavori numerosissime proposte comprendenti: due corsi generali sull’imballaggio, sei corsi di specializzazione su temi specifici, ed ancora, incontri, giornate di studio, workshops, seminari, un congresso, il tutto per oltre quattrocento ore di formazione. Altissimo il livello per: contenuti, scelta degli argomenti da trattare, competenza dei relatori, concretezza delle soluzioni presentate.
L’adesione delle imprese è stata buona, i giudizi dei partecipanti sempre molto positivi e, in qualche caso, entusiastici.
Ma le aziende si chiedono mai se questo tipo d’investimento in tempo e denaro sia proficuo?
Gli esperti concordano nell’affermare che solo il 50% di ciò che si è appreso in un corso, se non immediatamente applicato, è ricordato dopo un mese, e che meno del 30% di ciò che è ricordato è poi effettivamente impiegato nell’operatività quotidiana.
Come anticipato, la qualità dei corsi non è in discussione. Il problema potrebbe quindi avere origine dal fatto che le attività formative sono talvolta sottoscritte senza tenere in debito conto le reali necessità di chi deve essere formato.
Raramente le aziende valutano a posteriori l’efficacia di un corso frequentato dai propri dipendenti, e inoltre, pochissimi hanno l’accortezza di misurare il ROI di questa tipologia d’investimenti. Il calcolo è molto facile, purché si riesca a identificare i fattori chiave che determinano i costi e l’efficacia dell’attività di training intrapresa, sia essa “on the job” o percorso d’apprendimento tradizionale.
Val più’ la pratica della grammatica?
Nel settore packaging vale più che altrove la regola “un training on the job ben strutturato è un investimento che contribuisce a ridurre, se non ad eliminare, i costi derivati da eventuali errori”. Ogni tecnologo ha quotidiana esperienza di training on the job, ma solo raramente si tratta di un’attività organizzata e con precise regole da seguire.
I passaggi sono solo tre, sono semplici e del tutto intuitivi sia per il “formatore”, sia per l’“addestrato”.
• Chiarire/chiarirsi lo scopo del compito da apprendere, tenendo sempre ben in evidenza i due requisiti fondamentali d’ogni attività di packaging: sicurezza (per sé e per gli altri, dall’operatore di linea fino al cliente finale), e qualità (del lavoro svolto e dei risultati).
• Descrivere/farsi descrivere e, per quanto possibile, provare praticamente il nuovo compito.
• Valutare i risultati ottenuti, con un feed back in tre fasi:
- nell’immediato (hai/ho capito?);
- nel medio periodo (sai/so applicarlo);
- a lungo termine (hai/ho raggiunto gli obiettivi prefissati?).
Innanzitutto, porsi tante domande
Il segreto per ottenere il massimo da un corso di formazione packaging è concentrare, ancor prima di iscriversi, l’attenzione sull’incremento dei risultati del settore, e di conseguenza aziendali, più che sugli obiettivi d’apprendimento in senso lato.
Talvolta, infatti, si parte dal presupposto che la formazione sia di per sé un’ottima cosa, e si ha la tendenza a delegare ai corsi la soluzione di problemi che in realtà hanno ben altre origini e dovrebbero di conseguenza essere risolti con altri strumenti.
Adottando la regola aurea che “la formazione non è altro che un mezzo per colmare il divario tra il modo in cui si sta svolgendo un’attività, e il modo in cui si dovrebbe operare per incrementare i propri risultati”, il primo passo non può prescindere da un’analisi dei bisogni e delle performance del settore.
Le prime domande da porsi sono:
- quali sfide dovrà affrondare l’azienda e di conseguenza il suo settore packaging in un prossimo futuro?;
- che cosa potrebbe fare di diverso, rispetto ad ora, il settore packaging per poter vincere la sfida?;
- un corso di formazione potrebbe essere utile?;
- cosa succederebbe se il settore packaging non fosse pronto o sufficientemente preparato ad affrontare il problema?
Assodato che la soluzione sta nella formazione, diventa indispensabile confrontare gli argomenti proposti dal corso con le necessità del settore. E allora:
- quali temi devono essere trattati e cosa non può assolutamente mancare?;
- che cosa può invece essere acquisito in altro modo? (ad esempio tramite l’esperienza di fornitori, ricerche bibliografiche, ecc.);
- i relatori che interverranno sono tra i più qualificati? Hanno le esperienze professionali indispensabili?
Importante nella valutazione è anche la metodologia d’apprendimento proposta: un dibattito, una tavola rotonda, la visita a uno stabilimento, alcune prove pratiche direttamente eseguite saranno più efficaci e meglio ricordate rispetto a una sia pur esaustiva spiegazione teorica.
Si passa poi ad aspetti più pratici ma non meno importanti:
- chi del settore packaging deve partecipare al corso?
Risposta: in molti casi la scelta è obbligata: ovviamente le risorse che avranno la necessità/opportunità di applicare subito al proprio lavoro le nozioni appena acquisite, non certo le risorse già ferrate sull’argomento, o quelle le cui mansioni hanno scarsa attinenza con le tematiche affrontate.
E poi ancora:
- quando frequentare il corso?
Risposta: idealmente, proprio quando serve, affinché le informazioni non vadano perse o siano in parte dimenticate.
Questa lunga analisi preliminare potrebbe apparire un pedante eccesso di zelo, ma se ben condotta aiuta a spendere con giudizio gli spesso limitati budget di denaro, ma soprattutto di tempo, che i settori packaging possono dedicare annualmente alla formazione.
Vengono così eliminati a priori i corsi interessanti ma non immediatamente sfruttabili, e si concentrano le energie sulle reali esigenze del momento.
Far fruttare (e valutare) gli investimenti
Per il calcolo del ROI (ritorno sugli investimenti) anche nel caso della formazione, è valida la formula “ROI = (valore dei benefici-valore dei costi)/valore dei costi.
La stima dei costi è presto fatta, e include il costo del corso, le spese logistiche e ogni altra spesa viva sostenuta. Non bisogna dimenticare di aggiungere le perdite di produttività del comparto, mentre le risorse sono assenti perché impegnate nel corso. Più complessa è la stima dei benefici, dovendo imputare nel calcolo solo quelli realmente dipendenti dall’avvenuta formazione, scindendoli da quelli riconducibili ad altre variabili. Proponiamo però alcuni spunti di riflessione:
- risparmio di tempo nello svolgere un’attività, compreso il minor tempo riservato alla correzione d’eventuali errori;
- incremento della produttività;
- incremento della qualità;
- riduzione delle risorse dedicate a quella specifica attività;
- miglioramento dello stato d’animo dell’intero settore (l’attività non è più vista come difficilmente affrontabile, la soluzione al problema è possibile, maggior fiducia nelle proprie capacità ecc.).
Un’ultima osservazione: qual è un ROI soddisfacente? Ogni azienda elabora una propria risposta: il 25% è di solito considerato un buon risultato, c’è chi si accontenta del break-even, chi vuole più del 100%, ma c’è chi a questo calcolo non ha mai pensato.
Personalmente, mi reputo soddisfatta, quando posso applicare le cose che ho imparato e verifico che proprio queste cose fanno la differenza. D’altra parte, se il personale qualificato è la maggior risorsa di un’azienda, diventa preciso compito della stessa prepararlo per di far fronte a ogni richiesta.
M. Zemira Nociti
Responsabile Packaging |  | An education in packaging
From experience in the field to training. Now the packaging technologist can count on specialised training programmes. But there are still few companies which quantify training results by measuring the return on investment. First in-depth study.
Qualified personnel is the most important resource of any company, and training is none other than a means to bridge a gap between the way a job is done and the way in which it should be done in order to increase performance. The packaging technologist , who in the past owed his grounding merely to experience in the field, can today count on extremely valid specialist training paths. An increasing number of companies in the sector declare they are willing to invest in training and many do it while very few take the trouble to quantify the training results by measuring their ROI (Return on Investment).
The past
Six years have now gone by since the Istituto Italiano Imballaggio presented the results of specific research (“the packaging technologist”) from which emerged the characteristics of a heterogeneous professional figure, with a wide range of skills and knowledge, typical of the sector they belong to.
Companies often entrusted packaging to one or more existing categories, going on visible affinities between their principal job and packaging requirements. Packaging was handled by the purchase department, technicians, marketing, research, quality. It was quite rare to find businesses which acknowledged packaging to have any actual autonomy or true identity. All the grounding technologists had came from the field, from practical daily routine, from direct contact with needs and opportunities and above all with problems that needed solving.
The companies which were called in declared they were anyway more than satisfied with the professionalism of these resources, held to be fully in conformity with the company’s needs. Some however hoped to see in the future ad hoc technologies with a wider and more homogeneous base, able to plan and develop the industrial process of the packaged product globally integrating indispensable technical notions (knowledge of materials and products to be packaged) and elements of logistics, ecology, marketing as well as legal and commercial expertise.
The Istituto Italiano Imballaggio was therefore invited to promote the genesis of a packaging diploma with all the characteristics of a short degree course, as well as reinforcing its own direct training activities, increasing the number of refresher and qualifying courses reserved for those already operating in the sector.
The present
The wishes came true. In the course of the year 2000, the University of Parma turned out the first holders of diplomas in Packaging Technology, and the Istituto Italiano Imballaggio came up with a number of proposals including two general packaging courses, six qualifying courses on specific themes, and still more, meetings, study days, workshops, seminars, a congress, which came to a total of over four hundred hours of training. The level was extremely high in: contents, choice of topics to be dealt with, speakers’ expertise, viability of solutions proposed.
Support from business was good, participants’ opinions were consistently very positive and, in some cases, enthusiastic. But do companies ever wonder whether this type of investment in time and money is lucrative?
Experts agree that only 50% of what is learned from a course, if it is not immediately applied, is remembered after a month and that less than 30% of what is remembered is then effectively used in day-to-day operations.
As mentioned before, the quality of the course cannot be contested. The problem could therefore stem from the fact that training is sometimes undertaken without taking into due account the real needs of the people who have to be trained.
Rarely do companies evaluate with hindsight the efficiency of a course attended by its workers, and moreover, very few have the shrewdness to calculate the ROI of this typology of investment. The calculation is very easy as long as you can identify the key factors which determine the costs and efficiency of the training undertaken, whether it is “on the job” or a more traditional type of training.
Is practice more useful than theory?
In the packaging sector the rule “a well structured on the job training is an investment which contributes to reduce, if not eliminate, the costs derived from eventual errors” is truer than elsewhere. Every technologist has some day-to-day experience of on the job training, but only rarely does this mean an organised activity with precise rules to follow.
There are only three steps, simple and wholly intuitive both for the “trainer” and the “trainee”.
• Clarify/have clarified the aim of the lesson, keeping in evidence the two fundamental requisites of every packaging activity: safety (for oneself and others, from the line operators to the end customer), and quality (of the work done and its results).
• Describe/have described and, where possible, try out the new task.
• Evaluate the results obtained, with a three phase feedback:
- in the immediate future (have you/I understood?);
- in the mid term (do you/I know how to apply it?);
- in the long term (have you/I reached the goals fixed in advance?).
Above all, ask yourself a lot of questions
The key to getting the most out of a packaging training course is to focus, before you even enrol, on improving sector and consequently company performance, rather than on learning aims in a broad sense.
Sometimes in fact there is an assumption that training is per se an excellent thing, and one tends to delegate courses the task of solving problems which in reality have completely different sources and should consequently be solved using other measures. Adopting the golden rule that “training is none other than a means to bridge the gap between the way in which a job is done and the way in which it should be done in order to improve performance”, a first step cannot neglect an analysis of the sector’s needs and performance.
The first questions to ask oneself are:
- what challenges should sink the company and consequently the packaging sector in the near future?;
- what could the packaging sector do differently from now on to successfully deal with the challenge?;
- could a training course be useful?;
- what would happen if the packaging sector were not ready or sufficiently prepared to tackle the problem?
Once it has been ascertained that the solution lies in training, it becomes essential to compare the themes dealt with on the course with the sector’s needs. And so:
- which themes should be dealt with and what cannot possibly be left out?;
- what, on the other hand, can be learnt using a different method? (for example from the experience of suppliers, bibliographical research, etc.);
- are the invited speakers some of the most qualified? Do they have the requisite professional experience?
An important evaluation gauge is also the teaching methodology proposed: a debate, a round table, a visit to a plant, some practical tests carried out directly will be more efficient and retained longer than even the most exhaustive theoretical explanation.
We now proceed to more practical but no less important aspects:
- who in the packaging sector should attend the course?
Answer: in many cases the choice is unavoidable: obviously those human resources which have the necessity/opportunity to apply those notions which have just been acquired to their work straightaway, not certainly those human resources which are already well-versed in the topic, or those whose jobs have little to do with the topics under discussion.
And then:
- when should the course be attended?
Answer: ideally, only when it is needed, so that the information is not wasted or, in part, forgotten.
This lengthy preliminary analysis could appear to be a fussy excess of zeal, but if it is studied it helps one to spend one’s limited budget wisely and above all use the time the packaging sector can afford to dedicate to training annually well.
Thus interesting but not immediately exploitable courses are eliminated a priori and energies are concentrated on the real demands of the moment.
Evaluating and making investments yield
To calculate ROI (Return on Investments) in the case of training the formula “ROI = (value of benefits-value of costs)/value of costs” is always valid.
The estimate of costs is soon calculated and includes the cost of the course, logistics and any other out-of-pocket expenses. One must remember to add the division’s productivity losses while human resources are away doing the course. The estimate of benefits is more complex as only the costs which are really dependent on the eventual training course must be imputed, separating them from those which depend on other variables.
Here however we give you some food for thought:
- time saved on doing a job, including less time needed for correcting eventual errors;
- increase of productivity;
- improved quality;
- reduction of human resources dedicated to that specific activity;
- improvement of the entire sector’s state of mind (the task is no longer perceived as being difficult to deal with, a solution to the problem is possible, greater faith in one’s own abilities, etc.).
One last observation: what is a satisfactory ROI? Each company elaborates their own response: 25% is usually considered to be a good result, some are content to break even, some want more than 100%, but there are those who have never even bothered with this calculation.
Personally I am satisfied when I can apply the things I have learnt and verify that it is precisely these things which make the difference.
On the other hand, if qualified personnel is a company’s major resource, it is the company’s job to prepare them for any eventuality.
M. Zemira Nociti
Packaging technologist |
